CONDICIONES GENERALES PARA EXPOSITORES/PATROCINADORES
Una vez recibida la solicitud de alquiler de stand o patrocinio, recibirá un e-mail de confirmación acompañado de la factura correspondiente al importe del alquiler/patrocinio, que deberá ser abonada según los plazos establecidos en el presente documento, por lo que adquirirá naturaleza contractual. Se entiende que con la recepción del pago se fija el compromiso por ambas partes y la asunción de todas las obligaciones.
CONDICIONES DE EXPOSICIÓN Y PATROCINIO
Las condiciones principales de alquiler de stand y patrocinio están incluidas en el presente documento y serán incluidas en el documento de compromiso.
CANCELACIÓN/POLÍTICA DE REDUCCIÓN
En caso de cancelación del alquiler de stand y cancelación/reducción del patrocinio, deberá ponerse en contacto por escrito con la dirección ejecutiva de IBERKANPAI al correo electrónico info@iberkanpai.com
Las penalizaciones por cancelación serán las siguientes:
- 50% del paquete contratado si la cancelación/reducción se realiza antes del 12 de enero de 2025.
- 100% del paquete contratado si la cancelación/reducción se realiza después del 13 de enero de 2025.
Sólo se considerarán las solicitudes para participar como expositor/patrocinador que se reciban por las vías adecuadas para ello y debidamente cumplimentadas y con el pago correspondiente del importe del patrocinio/alquiler que deberá ser abonada según los plazos establecidos.
El expositor o patrocinador se compromete a cumplir los términos y condiciones recogidos en este documento y en virtud de lo que específicamente ha sido contratado.
Con el envío de la petición y la recepción de la confirmación de pago se fija el compromiso por ambas partes y la asunción de todas las obligaciones.
Cualquier violación de las obligaciones en este documento reflejadas por parte del expositor/patrocinador conllevará la revocación inmediata del derecho a participar en IBERKANPAI, en cualquier momento incluso iniciado, sin compensación ni rembolso de los importes ya pagados ni pago de daños al expositor/patrocinador.
El número de stand alquilado será adjudicado por riguroso orden de solicitud considerándose ésta debidamente formalizada cuando esté acompañada del justificante de pago inicial. En caso contrario, la Organización no se compromete a reservar el espacio.
En caso de no abono de la totalidad del pago de alquiler de stand por parte del expositor, la Organización podrá alquilarlo a tercera persona.
Cada expositor/patrocinador deberá circunscribirse al espacio que le corresponde según el stand asignado y confirmado por la Organización. La contratación de un stand implica la aceptación de utilizar únicamente el espacio asignado. La Organización se reserva el derecho a modificar la situación de los stands, previo aviso a los expositores.
El organizador garantiza la limpieza diaria de los pasillos. Los expositores/patrocinadores asumen la responsabilidad por la limpieza de sus stands o zonas de promoción.
No se permiten paneles ni pantallas de publicidad ni cualquier otra acción publicitaria o informativa fuera de las áreas de exposición o espacios asignadas a los expositores/patrocinadores.
El expositor/patrocinador sólo puede presentar en su stand o espacio los materiales, productos o servicios descritos en la solicitud para participar. No se permite la publicidad de firmas que no estén registradas como expositoras. La cesión o subarriendo de los espacios asignados, total o parcialmente, está prohibida.
La Organización no se hace responsable del material depositado en cada uno de los stands ni de los posibles hurtos, robos o desperfectos de cualquier clase. El organizador no responderá ni asegurará los posibles riesgos de los equipos y materiales de exposición que haya instalado el expositor/patrocinador. Bajo ninguna circunstancia será considerado responsable por pérdidas, daños o destrucción causados al equipo, bienes o propiedad del expositor/patrocinador. El expositor/patrocinador asume la responsabilidad por su material expuesto, no debe bloquear pasillos, obstruir stands vecinos ni dañar las instalaciones o el equipo alquilado.
Finalizado IBERKANPAI, los expositores se comprometen a dejar el stand, así como las estructuras del mismo en perfectas condiciones, tal cual se les entregó, haciéndose responsable de los daños o desperfectos ocasionados en sus instalaciones o gastos para su reparación o desmonte.
Las estructuras y los productos expuestos no podrán suponer peligro alguno para los asistentes, ni ocasionar molestias al resto de expositores. En caso de contar con algún medio audiovisual dentro de su Stand, deberá consultar con la Organización y disponer de permiso específico para la instalación. En ningún caso la utilización de estos medios podrá interferir en el curso normal de la exposición comercial, ni molestar al resto de expositores.
Está prohibida cualquier actividad que afecte a las instalaciones de las instalaciones, por lo tanto, no está permitido hacer taladros, fijar rotulación o cualquier otra en objetos, paredes, columnas o techos ni la utilización de pinturas de suelo.
Durante el periodo de montaje y desmontaje de stands es obligatorio proceder a la retirada del material sobrante. La carga y descarga de materiales para la celebración de la Feria será por cuenta del expositor. En ningún caso podrán introducirse materiales u objetos que bloqueen o dificulten las salidas de las Salas. Se debe instalar el equipo expuesto o demostrado con cumplimiento estricto de las medidas de seguridad.
Los expositores/patrocinadores se comprometen a observar el calendario y horario designado para finalizar la decoración de su stand antes de la apertura de la exposición y a desmontarlo a la fecha de cierre de la misma. No se procederá al desmontaje ni embalaje del stand antes de la hora designada. El expositor asume la responsabilidad por el embalaje y envío de todos los artículos de valor antes dejar el stand; de lo contrario, el organizador dispondrá su remoción a riesgo y cargo del expositor.
Los expositores están obligados a garantizar que sus stands cuenten siempre con personal durante las horas de funcionamiento de la exposición.
El expositor se compromete a que el personal de montaje, desmontaje y de atención en los stands cumplan los requisitos exigidos en la legislación laboral española así como especialmente en la legislación aplicable en materia de prevención de riesgos laborales, pudiendo la Organización solicitar en cualquier momento acreditación documental del cumplimiento y dejando dicho expositor indemne a la Organización en el eventual incumplimiento de dichas obligaciones, asumiendo el expositor los gastos, daños y perjuicios que pudiere producir cualquier incumplimiento tanto a la Organización como a terceras partes.
Los expositores son libres de vender sus productos durante la feria, bajo su responsabilidad, y que el Organizador Iberkanpai, no tiene ninguna responsabilidad u obligación sobre la venta. El Comité Organizador se reserva el derecho de restringir, en cualquier momento, cualquier material de exposición o actividad que considere sea inapropiado, indeseable o desacorde con la profesionalidad de Iberkanpai. Si hubiera lugar a alguna acción de este tipo, el Comité Organizador no será responsable del coste que invierta la empresa en remover lo indicado por el Comité Organizador ni de daño o perjuicio alguno.
El expositor/patrocinador se compromete al cumplimiento de la reglamentación y normas que establezca el propietario de las instalaciones, el Hotel NH Eurobuilding. El no cumplimiento de estas normas o de cualquier norma o legislación de cumplimiento obligatorio no podrá servir para declarar la nulidad de este contrato. El no cumplimiento de las reglas, leyes, normas y reglamentos no expondrán al organizador a juicios o demandas por el patrocinador/expositor ni terceros.
El Organizador podrá retrasarse en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones o en la rescisión total de las obligaciones de ambas partes si median causas de fuerza mayor. Se considera "Fuerza Mayor" significa todo hecho, suceso o situación fuera del control razonable del Organizador y que se traduce en el fracaso o las causas del Organizador para llevar a cabo una o más de sus obligaciones. Se entienden como tal la guerra o amenaza de guerra o de violencia, actos de terrorismo, actos de enemigos públicos, insurrección, el estado de emergencia, conmoción civil, disturbios, huelgas, cierres patronales, embargos, inundaciones, tormentas, tempestades, prohibición cualquier autoridad gubernamental o local, brote de enfermedades infecciosas y cualquier otro evento similar. En este caso se considerará que se rescinde el contrato y no se devolverán las cantidades entregadas y que el organizador demuestre ya haber sido gastadas en el evento.
GENERAL CONDITIONS FOR EXHIBITORS/SPONSORS
Once the request for stand rental or sponsorship has been received, you will receive a confirmation email accompanied by the invoice corresponding to the amount of the stand rental/sponsorship, which must be paid according to the deadlines established in this document and will therefore take on a contractual nature. It is understood that receipt of payment establishes the commitment by both parties and the assumption of all obligations.
EXHIBITION AND SPONSORSHIP CONDITIONS
The main conditions for stand rental and sponsorship are included in this document and will be included in the commitment document.
CANCELLATION/REDUCTION POLICY
In case of cancellation of stand rental and cancellation/reduction of sponsorship, you must contact the executive management of IBERKANPAI by writing email to info@iberkanpai.com
Cancellation penalties will be as follows:
- 50% of the contracted package if the cancellation/reduction is made before January 12th, 2025.
- 100% of the contracted package if the cancellation/reduction is made after January 13th, 2025.
Only applications to participate as an exhibitor/sponsor that are received through the appropriate channels and duly completed and with the corresponding payment of the sponsorship/rental amount will be considered, which must be paid within the established deadlines.
The exhibitor or sponsor agrees to comply with the terms and conditions set forth in this document and under what has been specifically contracted.
By sending the request and receiving confirmation of payment, the commitment of both parties and the assumption of all obligations is established.
Any violation of the obligations set forth in this document by the exhibitor/sponsor will result in the immediate revocation of the right to participate in IBERKANPAI, at any time even after it has started, without compensation or reimbursement of amounts already paid or payment of damages to the exhibitor/sponsor.
The rented stand number will be assigned in strict order of request, and this will be considered duly formalized when accompanied by proof of initial payment. Otherwise, the Organization does not undertake to reserve the space.
If the exhibitor does not pay the full amount of the stand rental fee, the Organization may rent it to a third party.
Each exhibitor/sponsor must use the space assigned to them according to the stand assigned and confirmed by the Organization. Hiring a stand implies acceptance of using only the space assigned. The Organization reserves the right to modify the location of the stands, with prior notice to the exhibitors.
The organizer guarantees the daily cleaning of the corridors. Exhibitors/sponsors assume responsibility for the cleaning of their stands or promotional areas.
Advertising panels or screens or any other advertising or informational action is not permitted outside the exhibition areas or spaces assigned to exhibitors/sponsors.
The exhibitor/sponsor may only present at its stand or space the materials, products or services described in the application to participate. Advertising by companies that are not registered as exhibitors is not permitted. The transfer or subleasing of the assigned spaces, in whole or in part, is prohibited.
The Organization is not responsible for the material stored in each of the stands or for possible theft, robbery or damage of any kind. The Organizer will not be responsible for or ensure the possible risks of the equipment and exhibition materials installed by the exhibitor/sponsor. Under no circumstances will it be held responsible for loss, damage or destruction caused to the equipment, goods or property of the exhibitor/sponsor. The exhibitor/sponsor assumes responsibility for its displayed material; it must not block aisles, obstruct neighbor stands or damage the facilities or rented equipment.
Once IBERKANPAI has finished, exhibitors undertake to leave the stand and its structures in perfect condition, just as they were delivered, assuming responsibility for any damage or defects caused to their facilities or the costs of repairing or dismantling them.
The structures and products on display must not pose any danger to attendees or cause any disturbance to other exhibitors. If you have any audiovisual equipment inside your stand, you must consult with the Organization and obtain specific permission for its installation. Under no circumstances may the use of these equipment interfere with the normal course of the commercial exhibition or disturb other exhibitors.
Any activity that affects the facilities is prohibited, therefore, drilling, placing signs or any other type of work on objects, walls, columns or ceilings, or using floor paints is not permitted.
During the period of assembly and disassembly of stands, it is obligatory to proceed with the removal of excess material. The loading and unloading of materials for the holding of the Fair will be the responsibility of the exhibitor. Under no circumstances may materials or objects be introduced that block or hinder the exits from the Rooms. The equipment displayed or demonstrated must be installed in strict compliance with safety measures.
Exhibitors/sponsors agree to observe the designated schedule and timetable for completing the decoration of their stand before the opening of the exhibition and dismantling it by the closing date of the exhibition. The stand will not be dismantled or packed before the designated time. The exhibitor assumes responsibility for packing and shipping all valuable items before leaving the stand; otherwise, the organizer will arrange for their removal at the exhibitor's risk and expense.
Exhibitors are obliged to ensure that there are always staff at the stand during exhibition opening hours.
The exhibitor undertakes to ensure that the staff for preparing and finishing/cleaning the stand, service staff at the stands comply with the requirements of Spanish labor legislation, as well as the legislation applicable to the prevention of occupational risks. The Organization may request documentary evidence of compliance at any time, and the exhibitor shall hold the Organization harmless in the event of any breach of said obligations, with the exhibitor assuming any costs, damages and losses that any breach may cause both to the Organization and to third parties.
Exhibitors are free to sell their products during the fair, under their own responsibility, and the Organizer Iberkanpai, have no responsibility or obligation regarding the sale. The Organizer reserves the right to restrict, at any time, any exhibition material or activity that it considers inappropriate, undesirable or inconsistent with the professionalism of Iberkanpai. If any such action were to take place, the Organizer will not be responsible for the cost incurred by the company in removing what was indicated by the Organizer or for any damage or loss.
The exhibitor/sponsor undertakes to comply with the regulations and rules established by the owner of the facilities, the NH Eurobuilding Hotel. Non-compliance with these rules or any mandatory rules or legislation shall not serve to declare this contract null and void. Non-compliance with the rules, laws, rules and regulations shall not expose the organizer to lawsuits or claims by the sponsor/exhibitor or third parties.
The Organizer may delay the performance of any of its obligations or terminate the obligations of both parties entirely if there are causes of force majeure. "Force Majeure" means any event, occurrence or situation beyond the reasonable control of the Organizer which results in the Organizer's failure or causes to fail to perform one or more of its obligations. Such events include war or threat of war or violence, acts of terrorism, acts of public enemies, insurrection, state of emergency, civil commotion, riots, strikes, lockouts, embargoes, floods, storms, tempests, prohibition by any governmental or local authority, outbreak of infectious disease and any other similar event. In such event the contract shall be deemed to be terminated and any amounts paid and proven by the Organizer to have been spent on the event shall not be refunded.